Certificação Digital: Hospitais iniciam credenciamento e passam a emitir documentos eletrônicos

04.08.2011

Pilhas de prontuários de pacientes e arquivos lotados de papel estão cada vez mais raros em hospitais. A substituição dos registros médicos em papel pelos documentos digitais ganha força por já ter mostrado permitir mais controle sobre os dados, mais velocidade na busca por documentos e na troca de informações, redução de erros em prescrições e em prontuários, menor riscos de fraude, além de permitir que se poupe o insumo, o que reforça o apelo à sustentabilidade que a medida traz. A migração para a era digital, no entanto, requer mais do que a implantação de sistemas de Prontuários Eletrônicos do Paciente (PEP). Entra em cena a certificação digital.

Isso porque uma das exigências do Conselho Federal de Medicina (CFM) é que todo o prontuário de um paciente seja certificado pelo médico, o que, tradicionalmente, é feito com carimbo e assinatura no papel. Para deixar o método para trás, é preciso conquistar a certificação do sistema utilizado como base de dados do hospital. "Se não existisse a certificação dos prontuários, os sistemas possibilitariam apenas que as informações fossem geradas na mesma base de dados, mas as impressões ainda seriam necessárias", explica Raimundo Nonato, clinical advisor da InterSystems, empresa fornecedora de plataformas para assistência médica.

O hospital Samaritano de São Paulo é uma das instituições que acaba de passar pela transição para o modelo digital. O sistema eletrônico começou a ser implantado em abril de 2009, mas a certificação digital propriamente entrou no hospital em abril último. "Tínhamos de tirar o papel de circulação, mas garantir que toda a informação colocada no sistema era verdadeira", diz o gerente executivo de Tecnologia da Informação (TI) do Samaritano, Klaiton Simão.

O caminho rumo a uma base de dados informatizada e unificada exige um plano estratégico. Antes da busca da certificação, o hospital deve informatizar os processos com a implantação de um sistema interligado de prontuários, comunicação e armazenamento de informações. Atualmente, apenas seis empresas atuantes no Brasil desenvolvem sistemas informatizados já certificados: Instituto Municipal de Administração Pública (IMAP), MV Sistemas, Wheb Informática, Medicware Sistemas de Informática, WPD Informática e Registros Digitais Tecnologia de Informação (RDTI). A InterSystems é uma das que ainda buscam esse endosso.

Essa garantia de que os sistemas de PEPs trazem informações legítimas fica assegurada pelo CFM que estabeleceu convênio de cooperação técnica com a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) para desenvolver o processo de certificação de sistemas informatizados. A parceria iniciou-se em 2002, quando foram aprovadas as "Normas Técnicas para Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico".

Após o sistema digital estar estabelecido, a instituição de saúde deve procurar uma Autoridade Certificadora (AC), espécie de cartório virtual, para obter a certificação digital para cada usuário do sistema. Essa certificação deve seguir o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), conjunto de técnicas e procedimentos que estabelece as diretrizes de um sistema baseado em chave pública.

Hoje, apenas quatro instituições, conhecidas como certificadoras-raiz, podem emitir esse tipo de certificado para os usuários do sistema (pessoas físicas): a Serpro, a Caixa Econômica Federal, a Serasa Experian e a Certisign. Essas certificações seguem as "Normas Técnicas Concernentes à Digitalização e Uso dos Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio dos Documentos dos Prontuários dos Pacientes, Autorizando a Eliminação do Papel e a Troca de Informação Identificada em Saúde", de 2007.

Quando os usuários do sistema passam a ser certificados, a redução do papel, de fato, acontece. Em vez de o médico assinar o prontuário, ele entra com uma senha, que está vinculada ao seu Cadastro de Pessoa Física (CPF), e o sistema gera um código criptografado no arquivo que garante a autenticidade das informações. Não é possível alterar o que outra pessoa acrescentou ao prontuário – somente funcionários autorizados a manusear prontuários do paciente podem acrescentar ou visualizar as informações.

Cultura

Apesar das garantias da tecnologia, a adesão ao sistema e a mudança cultural do corpo clínico tende a ser gradual. Até que se compreenda o peso da certificação, a sensação de segurança fica ainda atrelada ao papel no imaginário do profissional. O Samaritano passou por essa fase: "Após o sistema eletrônico ter entrado em vigor, os médicos terminavam o dia e imprimiam prontuário para poder ter uma cópia do que haviam feito. Foi um efeito colateral momentâneo", conta Klaiton Simão.

Para vencer os temores iniciais e fazer a transição, o Hospital Samaritano contratou um médico especialista em sistemas de informação preparado para mediar a conversa entre corpo clínico e a área de tecnologia – atividade exercida por um chief medical information officer. "Esse médico foi fundamental para tranquilizar os profissionais, quebrar resistências e facilitar a mudança do paradigma", diz Simão.



Outros papéis

Com as novas tecnologias, também são reduzidos os chamados "papéis intermediários", aqueles usados para anotar dados dos pacientes que estão internados e fazer pedidos de medicamentos.

A Wheb Sistemas, empresa que desenvolve o software "Tasy" utilizado como base de dados em hospitais (entre eles o Samaritano), comercializa versões do produto que podem ser usadas em tablets e palms, para uso em diferentes alas do hospital. "A mobilidade do sistema possibilita não apenas a diminuição do papel como também faz com que o número de erros em prontuários seja reduzido", diz a diretora comercial Solange Plebani.

No hospital São Vicente de Paulo, que já trabalha com certificados digitais desde 2009, a utilização desses dispositivos de atendimento está nos planos. "Temos a intenção de começar a checagem à beira do leito no próximo ano, o que possibilitará que pedidos à farmácia sejam enviados diretamente e que a atualização dos dados do paciente seja feita diretamente na ficha dele", afirma o gerente da área de TI, André Malmann.

A MV Sistemas, empresa que desenvolve softwares para a área de saúde, tem em vista criar um produto também para a área administrativa. "Nossa intenção é que todo documento trazido pelo paciente para dentro da instituição seja digitalizado e autenticado, não havendo necessidade de guardar o documento. Hoje, o nosso maior desafio é fazer com que os convênios auditem as contas de cada paciente pelo computador e não no papel", diz o diretor de TI da MV, Genilson Cavalcante.

Apostas e retorno

Deixar o papel de lado e trabalhar com as certificações digitais requer um investimento cuja soma varia conforme o tamanho da instituição, o número de pessoas que utilizarão os sistemas e a quantidade de pacientes atendidos pela instituição. “No projeto todo do sistema de informações nós gastamos em torno de R$ 3 milhões", informou o gerente de TI do Samaritano. No ano passado, o Hospital Albert Einstein investiu R$ 21,2 milhões em projetos de TI. Entre os custos, estavam a implantação do PEP, que possibilitou que, só em 2010, 14.527 pacientes tivessem seus dados armazenados em prontuários eletrônicos do hospital.

"A implantação dos prontuários eletrônicos trouxe ganhos não só na economia em papel, mas também benefícios para a eficiência da gestão. Como todos os dados estão em uma mesma base, você ganha na qualidade da informação e na agilidade", diz o superintendente geral de operações do Samaritano, Sérgio Lopez Bento.

Em termos de papel circulante propriamente, a redução no Samaritano deve chegar a aproximadamente 50% do total utilizado antes da utilização dos formulários certificados. "Nossa previsão é que haja uma redução em torno de 400 a 500 mil impressões mensais, como são cópias frente e verso, são 200 mil folhas que deixamos de utilizar", observa o gerente executivo de TI Klaiton Simão.

Como resultado da redução do uso de papel, além do impacto na eficiência, também devem ser considerados os benefícios trazidos ao meio ambiente. As melhores práticas ambientais hoje são incentivadas por todas as metodologias acreditadoras. "O manual da Joint Commission traz políticas para o período de arquivamento e para assegurar a integridade dos dados. Informatizar é importante, mas o prontuário deve ser protegido contra perda, destruição, adulterações e acesso ou uso não autorizado", diz a analista de marketing do Consórcio Brasileiro de Acreditação, Cristiane Henriques, que acrescenta: "Cuidar do meio ambiente é uma decorrência das boas práticas".

Autor: Da redação